Debiteurenbeheer: voorkom dat je achter je geld aan moet

Je werkt hard, levert goed werk, stuurt keurig je factuur — en dan… blijft het stil. Geen betaling. Geen reactie. En voor je het weet ben je naast ondernemer ook onbetaalde incassomedewerker geworden.

Herkenbaar? Dan is het tijd om je debiteurenbeheer onder de loep te nemen. Want geld verdienen is één ding, maar het ook echt binnenkrijgen is minstens zo belangrijk.

Wat is debiteurenbeheer eigenlijk?

Heel simpel gezegd: het bijhouden en opvolgen van facturen die je nog moet ontvangen. Dat klinkt saai, maar het is essentieel voor een gezonde cashflow. Want als jouw klanten jou laat betalen, kun jij misschien je eigen rekeningen ook niet meer op tijd voldoen. En dat geeft stress — die je als ondernemer al genoeg hebt.

Veelgemaakte fouten:

👉 Geen vaste betaaltermijn communiceren
Een vage “betaal maar wanneer het uitkomt”-houding zorgt voor verwarring. En misbruik.
→ Tip: Zet altijd een duidelijke vervaldatum op je factuur. Standaard is 14 of 30 dagen.

👉 Te lang wachten met herinneren
Veel ondernemers willen ‘niet zeuren’. Begrijpelijk, maar zakelijk is zakelijk. Een nette herinnering mag al na een dag of 2 na het verstrijken van de betalingstermijn.
→ Tip: Zet automatische herinneringen klaar in je boekhoudsysteem of CRM.

👉 Geen afspraken zwart op wit
Mondeling afgesproken betaalregelingen? Leuk… tot je klant ineens “nergens van weet”.
→ Tip: Leg afspraken over betaling schriftelijk vast, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging.

Zo pak je het slim aan

1. Werk met een helder factuurproces
   Gebruik één systeem voor het opstellen, versturen én opvolgen van facturen. Tools zoals Moneybird, e-Boekhouden of Snelstart maken het je een stuk makkelijker.

2. Wees duidelijk en professioneel
   Vermeld:

   • Vervaldatum

   • Betaalgegevens

   • Factuurnummer

   • Wat er geleverd is
     → Hoe duidelijker jij bent, hoe sneller een klant betaalt.

3. Gebruik herinneringen die werken
   Een voorbeeld:

   “Hoi [naam], volgens mijn administratie is factuur [nummer] nog niet voldaan. Wil je even checken of alles goed is gegaan? Bij vragen hoor ik het graag!”

   → Vriendelijk, maar duidelijk. En als je tweede herinnering nodig hebt, mag je best iets zakelijker worden.

4. Beloon snelle betalers (optioneel)
   Sommige ondernemers geven 2% korting bij betaling binnen 7 dagen. Het hoeft niet, maar het werkt soms wél. Zeker in branches waar betalingstermijnen vaak worden opgerekt.

5. Wees niet bang voor ‘de grote boze incasso’
   Kom je er écht niet uit? Dan mag je een incassotraject starten. Er zijn genoeg bureaus die dat netjes voor je oppakken, zonder meteen met deurwaarders te gooien. En soms is één officiële brief al genoeg.

Tot slot: geld is geen taboe

Veel ondernemers vinden het ongemakkelijk om over geld te praten. Maar als jij je werk levert, heb je recht op betaling — punt. Zie debiteurenbeheer niet als ‘gedoe’, maar als een onderdeel van je professionele bedrijfsvoering.