BTW, aftrekposten en valkuilen: hoe ondernemers fiscaal slimmer werken

Als ondernemer krijg je er vroeg of laat mee te maken: btw en aftrekposten. Op papier lijkt het simpel – je betaalt btw over je omzet en je mag de btw over zakelijke kosten terugvragen. Maar in de praktijk gaat het vaak mis. Sommige ondernemers laten geld liggen, anderen trekken te veel af en lopen daardoor risico bij een controle.

In deze blog neem ik je mee in de belangrijkste regels, veelgemaakte fouten én handige tips om fiscaal slimmer te werken.

De basis: hoe zit het met btw-aftrek?

Als je kosten maakt voor je bedrijf, mag je de btw (ook wel voorbelasting) aftrekken. Denk aan kantoorartikelen, zakelijke software of een nieuwe laptop. Voorwaarde is wel dat de kosten écht zakelijk zijn en dat je een juiste factuur hebt.

Let op: je mag de btw alleen aftrekken als je zelf ook btw-plichtig bent. Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan kan dat niet.

Veelgemaakte fouten

Ondernemers zijn creatief, maar de Belastingdienst kijkt streng mee. Dit zijn fouten die ik vaak zie:

• Privékosten opvoeren als zakelijk. Een spijkerbroek voor een klantgesprek is helaas geen aftrekbare zakelijke uitgave.

• Geen of slordige bonnetjes. Zonder bewijs geen aftrek.

• Gemengde kosten niet splitsen. Gebruik je je telefoon of auto deels privé, dan mag je niet alle btw terugvragen.

Wat mag je wél aftrekken?

Gelukkig zijn er veel kosten waar je de btw gewoon mag terugvragen. Een paar voorbeelden:

• Kantoorartikelen en printers

• Software en licenties

• Reiskosten met het OV

• Investeringen in je bedrijf, zoals machines of een laptop

Maar: er zijn ook kosten die slechts deels aftrekbaar zijn. Denk aan horecakosten, representatiekosten of het privégebruik van je zakelijke auto.

Valkuilen waar je op moet letten

Een paar btw-regels zijn berucht:

• Uit eten met klanten. De btw over etentjes is meestal niet aftrekbaar.

• Relatiegeschenken. Alleen aftrekbaar als de kosten per klant per jaar onder een bepaald bedrag blijven.

• Auto van de zaak. Hier gelden speciale regels voor btw over privégebruik.

• Kleineondernemersregeling (KOR). Dit klinkt aantrekkelijk, maar soms betaal je juist meer omdat je geen btw kunt terugvragen.

Slimme tips voor ondernemers

Hoe voorkom je dat je te veel betaalt of juist in de problemen komt?

1. Houd privé en zakelijk gescheiden. Een aparte bankrekening helpt enorm.

2. Gebruik een goed boekhoudpakket. Dat berekent btw automatisch en voorkomt fouten.

3. Plan een kwartaalcheck. Kijk elk kwartaal kort naar je administratie, dat scheelt stress bij de aangifte.

4. Vraag advies als je twijfelt. Een korte check bij een boekhouder kost minder dan een boete van de Belastingdienst.

Tot slot

Slim omgaan met btw en aftrekposten kan je bedrijf veel geld besparen. Het draait om een goede administratie, weten wat wel en niet mag, en op tijd je aangifte doen.